Come calcolare il break-even di un ristorante (con esempio)

Il numero che decide se chiudi o resti aperto

Il break-even point (o punto di pareggio) è il numero di coperti minimi che devi servire al mese per coprire tutti i costi. Sotto questa soglia, la cassa si svuota. Sopra, fai utile. È il primo numero che un direttore di banca cerca in un business plan, e l''ultimo a cui pensa un aspirante ristoratore. Vediamo come calcolarlo bene.

La formula

Break-even mensile (€) = Costi fissi mensili ÷ (1 − % costi variabili)

Tradotto: prendi tutti i costi che paghi anche se non viene nessuno (affitto, personale fisso, utenze, commercialista) e li dividi per il "margine di contribuzione", cioè quanto ti resta per ogni euro di ricavo dopo aver pagato i costi variabili (food cost, parte variabile del personale).

Per ottenere i coperti invece dell''importo, dividi ancora per il ticket medio.

Esempio concreto: trattoria a Bologna

Ipotesi realistiche per una trattoria da 50 coperti:

Costi fissi mensili:

• Affitto: 3.200 €
• Personale fisso (2 cuochi + 1 cameriere stipendiati): 8.400 €
• Utenze: 2.200 €
• Commercialista, gestionale, assicurazioni: 600 €
• Marketing ricorrente: 800 €
• Totale costi fissi: 15.200 €

Costi variabili (in % sui ricavi):

• Food & beverage cost: 30%
• Personale extra (camerieri a chiamata, lavapiatti weekend): 12%
• Spese variabili (lavanderia, materiali consumo): 3%
• Totale variabili: 45%

Calcolo break-even:

BEP = 15.200 ÷ (1 − 0,45) = 15.200 ÷ 0,55 = 27.636 €/mese

Con un ticket medio di 32 €:

Coperti necessari = 27.636 ÷ 32 = 864 coperti/mese

Cioè circa 29 coperti al giorno, su 30 giorni di apertura. Se la trattoria ne fa 25, è in perdita strutturale. Se ne fa 35, lavora bene.

Errore #1: confondere break-even con utile

Arrivare al break-even non significa "sto guadagnando". Significa "non ci sto rimettendo, ma non sto neanche pagando me stesso". Se il titolare lavora in cucina senza stipendio, il vero break-even è più alto di quello calcolato: bisogna aggiungere 2.500-3.500 € di compenso titolare ai costi fissi.

Su trattoria di Bologna con titolare in cucina (3.000 € autostipendio):

BEP reale = 18.200 ÷ 0,55 = 33.090 €/mese = 1.034 coperti/mese

170 coperti in più al mese, cioè 6 in più al giorno. Sembra poco, ma fa la differenza tra un ristoratore che vive del suo locale e uno che lo finanzia.

Errore #2: confondere occupancy teorica con reale

Un ristorante da 50 posti aperto a pranzo e cena ha capacità teorica di:

• 50 coperti × 2 turni × 30 giorni = 3.000 coperti/mese

Nessuno ci arriva. L''occupancy reale media in Italia per un ristorante consolidato è del 35-45%: sui 3.000 teorici significa 1.050-1.350 coperti/mese. Per un locale al primo anno scendi al 25-30% (750-900 coperti/mese).

Tradotto: se il tuo break-even è 1.034 coperti, il primo anno non ci arrivi. Per questo serve la riserva di liquidità.

Come abbassare il break-even

Tre leve, in ordine di efficacia:

### 1. Alzare il ticket medio (la più potente)

Da 32 a 38 € a coperto: il break-even scende da 1.034 a 870 coperti. -16% senza toccare i costi. Si fa con menu engineering (vino al calice, abbinamenti, dessert dedicato), non con prezzi più alti su tutto.

### 2. Tagliare i costi fissi

Affitto, personale fisso, utenze. Ogni 1.000 € di costi fissi tagliati liberano ~1.800 € di ricavi (al 45% di variabili). Difficile da fare, ma definitivo.

### 3. Abbassare i costi variabili

Food cost dal 30% al 28%: la formula diventa 15.200 ÷ 0,57 = 26.667 €. -3,5%. Si fa con porzionamento, controllo sprechi, riduzione referenze in menu.

Quando ricalcolarlo

Il break-even non è un numero che calcoli una volta e archivi. Va rifatto:

• Ogni inizio anno (cambiano gli affitti, i contratti del personale)
• Quando cambi menu (si sposta il food cost)
• Quando assumi/licenzi (cambiano i costi fissi)
• Quando alzi i prezzi (cambia il ticket medio)

In media, due volte l''anno è il minimo sindacale. Senza, lavori a sentimento.

Lo strumento

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